Vad är en verifikation och vad måste den innehålla?
Förstå sambandet mellan affärshändelsen, bokföringsposten och underlaget.
Kort svar
Förstå sambandet mellan affärshändelsen, bokföringsposten och underlaget. Bestäm vad som faktiskt har hänt: en försäljning, ett inköp, en betalning, en överföring eller en bokslutsjustering.
Det här får du lära dig
- Utgå från en verklig affärshändelse, inte från vilket konto du vill använda.
Så fungerar det
- 1
Identifiera affärshändelsen
Bestäm vad som faktiskt har hänt: en försäljning, ett inköp, en betalning, en överföring eller en bokslutsjustering.
- 2
Samla underlaget
Använd mottagen faktura, kvitto, avtal, kontoutdrag eller annan handling. Saknas extern handling behöver företaget upprätta en egen bokföringsorder.
- 3
Kontrollera grunduppgifterna
Underlaget ska visa när det sammanställdes, när händelsen inträffade, vad den avser, belopp, motpart och vid behov hänvisning till andra handlingar.
- 4
Koppla underlaget till posten
Spara underlaget tillsammans med verifikationen så att sambandet går att följa i båda riktningarna.
Begrepp och uppgifter att känna igen
- Verifikationsdatum
- Datumet då affärshändelsen ska påverka bokföringen och rätt redovisningsperiod.
- Beskrivning
- En kort men tydlig förklaring av vad som har hänt och vem affärshändelsen gäller.
- Konto
- Var beloppet klassificeras i kontoplanen, exempelvis bank, kostnad, intäkt, moms, fordran eller skuld.
- Debet och kredit
- De två sidorna i dubbel bokföring. Summan i debet måste alltid vara lika stor som summan i kredit.
- Projekt
- Frivillig märkning som gör det möjligt att följa intäkter och kostnader för ett särskilt uppdrag.
- Underlag
- Kvitto, faktura, kontoutdrag eller bokföringsorder som visar och förklarar affärshändelsen.
Viktigt att komma ihåg
- En verifikation kan bestå av flera handlingar tillsammans.
- Uppgifterna ska vara varaktiga och läsbara.
- Räkenskapsinformation ska normalt bevaras i sju år.
Vanliga misstag
- Ett bankutdrag visar betalningen men förklarar inte alltid vad köpet avser.
- En följesedel ersätter inte automatiskt en fullständig faktura.
- Privata och företagsrelaterade transaktioner får inte blandas ihop.