Personuppgifter i CRM – grunderna
Förstå företagets ansvar när namn, e-post, telefon, anteckningar och aktivitetshistorik behandlas.
Kort svar
Namn, e-post, telefon, befattning, anteckningar och aktivitetshistorik är personuppgifter när de kan knytas till en individ. Företaget måste ha ett tydligt ändamål och rättslig grund, begränsa åtkomst och lagring samt göra det möjligt att hantera den registrerades rättigheter. CRM är ett verktyg, inte den rättsliga grunden.
Innan du börjar
- Du ska kartlägga ändamål, rättslig grund, åtkomst och lagring för CRM-uppgifterna.
- Kontrollera att du har behörighet att göra ändringen i Kontakter och att du vet vilket verkligt behov den ska lösa.
Gör så här i Nyttio
- 1
Öppna Kontakter
Gå till CRM → Kontakter. Använd sökning eller listan när rubriken gäller något befintligt; använd skapa-åtgärden när rubriken gäller något nytt.
- 2
Kontrollera berörda uppgifter
Gå igenom ändamål, åtkomst, information, rättigheter, gallring och CRM-standarder. Jämför befintliga värden med behovet innan du lägger till eller ändrar något.
- 3
Personuppgifter i CRM – grunderna
Namn, e-post, telefon, befattning, anteckningar och aktivitetshistorik är personuppgifter när de kan knytas till en individ. Företaget måste ha ett tydligt ändamål och rättslig grund, begränsa åtkomst och lagring samt göra det möjligt att hantera den registrerades rättigheter. CRM är ett verktyg, inte den rättsliga grunden. Utför bara de val som behövs för att kartlägga ändamål, rättslig grund, åtkomst och lagring för CRM-uppgifterna.
- 4
Verifiera resultatet
Spara en gång och kontrollera att resultatet innebär att du kan kartlägga ändamål, rättslig grund, åtkomst och lagring för CRM-uppgifterna. Om resultatet påverkar ett senare arbetsflöde ska den nya statusen eller uppgiften vara synlig där innan du lämnar vyn.
Viktigt att komma ihåg
- Kontrollera ändamål, åtkomst, information, rättigheter, gallring och CRM-standarder innan du sparar.
- Det sparade resultatet ska göra det möjligt att kartlägga ändamål, rättslig grund, åtkomst och lagring för CRM-uppgifterna.
- Företaget ansvarar för rättslig grund, information och beslutad gallringsrutin.
Vanliga misstag
- Spara inte innan du har kontrollerat ändamål, åtkomst, information, rättigheter, gallring och CRM-standarder.
- Ändra inte fler uppgifter än arbetsmomentet kräver; orelaterade ändringar blir svåra att granska och följa upp.
- Samla inte in känsliga eller onödiga personuppgifter i fritextfält.